Что такое BI-системы и как их внедрять - основные аспекты и преимущества

Компании воспользуются инструментами для BI-аналитики с целью собрать данные из разнообразных источников и провести первичную их обработку. Это позволяет маркетологам и менеджерам изучать не просто множество чисел и графиков, а визуализированные сводные отчеты, отражающие тенденции и проблемы в бизнесе на всех этапах взаимодействия. В настоящей статье мы рассмотрим, что представляют из себя BI-системы, какие функции они выполняют и каким образом можно выбрать подходящий аналитический инструмент.

Что такое BI системы и зачем они нужны?

BI-системы, что означает сокращение Business Intelligence, представляют собой программные решения, предназначенные для сбора и анализа информации. Эти инструменты позволяют создавать отчеты на основе разнообразных источников данных, подключенных пользователем, что позволяет оперативно выявлять проблемы в бизнесе.

BI-системы также представляют собой гибкое средство для анализа рабочих процессов и результатов маркетинговых стратегий, их функционал может быть настроен в соответствии с поставленными задачами. Например, отдел закупок сетевого супермаркета использует такие программные решения для анализа спроса на товары и объема продаж, что помогает планировать закупки и управлять запасами. В свою очередь, коммерческий отдел использует BI-системы для анализа маржинальности продукции и определения цен.

Пользователи BI-систем работают с дашбордами и сводными отчетами, которые представляют данные в виде графиков, таблиц и других визуальных элементов. Дополнительные возможности позволяют пользователям взаимодействовать с данными, осуществлять их сортировку и менять способы визуализации.

Компании, использующие BI-аналитику, определяют две основные роли: разработчик дашбордов, который занимается исследованием данных и выявлением потребностей различных отделов, и пользователь, получающий готовые визуализированные отчеты, не требующие дополнительных технических навыков для работы с программными решениями.

Ключевые компоненты BI систем

Системы бизнес-аналитики Business Intelligence включают в себя несколько ключевых элементов, включая:

• ETL-инструменты, которые выполняют три важные функции: извлечение (Extraction), преобразование (Transformation) и загрузку информации (Loading). Они используются для автоматизации сбора и первичной обработки данных.

• Аналитическое хранилище, которое представляет собой специализированную информационную базу данных для структурирования данных.

• Data Mining, инструмент для выявления взаимосвязей между параметрами и определения закономерностей с помощью семантического анализа, статистических исследований и других методов.

• Визуализация, которая предоставляет пользователям выборку данных в виде графиков, диаграмм и других форм после первичной обработки в BI-системе.

Понятие сводных отчетов и их значение

Системы сквозной аналитики, включая Business Intelligence, объединяют информацию из различных источников, таких как рекламные кабинеты, Яндекс Метрика, CRM и другие. В отдельности эти данные могут быть недостаточно эффективными и неудобными для работы, однако в совокупности они позволяют создать общее представление о состоянии бизнеса. В консолидированных отчетах информация объединяется и обобщается, что позволяет увидеть полную картину.

Такой подход упрощает процесс анализа, поскольку не требуется тратить время на самостоятельное сопоставление статистики и оценку эффективности маркетинговых каналов. Отчеты охватывают все аспекты бизнеса.

Как сводные отчеты помогают в принятии решений

• Для анализа слабых мест в бизнес-процессах организации.

• Для определения потребностей целевой аудитории и разработки продукта, который удовлетворит потребителя.

• Для проведения анализа закономерностей в колебаниях уровня продаж в зависимости от других факторов, таких как ценовая политика, сезон, рекламная кампания.

• Для выявления причин снижения чистой прибыли.

• Для управления ресурсами на складе и в магазине.

Этапы подготовки сводных отчетов

В отличие от обычных отчетов, сводные составляются в несколько этапов. Давайте вкратце рассмотрим каждый из них.

Определение целей и требований для сводных отчетов

Сначала аналитику нужно проанализировать, зачем нужно составить отчет, какую визуализацию использовать и т. д. Обычно цели и требования определяются в сотрудничестве с коллегами из других отделов. Чаще всего аналитики создают отчеты с возможностью самостоятельного составления форм и интерактивными элементами.

Сбор и интеграция данных

Системы Business Intelligence поддерживают интеграцию с более чем 50-80 готовыми источниками, включая рекламные платформы, инструменты веб-аналитики и базы данных. Их сервисы предварительно подключаются разработчиками, а пользователи выбирают уже интегрированные инструменты при составлении отчетов. В большинстве случаев аналитики извлекают информацию из CSV файлов, Excel, Google Analytics и CRM. При использовании Power BI для выгрузки данных необходимо выбрать рабочую область, нажать на кнопку "Get Data" и указать источник.

Проектирование структуры сводных отчетов

После сбора данных бизнес-аналитическими сервисами, требуется их приведение к удобочитаемому формату. Разбор массы разрозненной информации затруднителен, а без специальных навыков — невозможен. Поэтому специалисты занимаются организацией полученных данных, а не их вручную обработкой, настраивая инструменты для автоматической сортировки. Сначала необходимо определить необходимый набор данных для конкретного отчета, а затем выбрать способ визуализации (график, диаграмма) с установкой цветовой гаммы, формы и других параметров.

Визуализация и анализ данных

Информация будет автоматически преобразована в понятный формат с помощью BI-системы. После этого данные будут готовы для анализа. Визуализированные графики позволяют наглядно отображать закономерности и тренды, поэтому они используются в различных BI-сервисах.

Выбор BI системы для подготовки сводных отчетов

На рынке России доступно более 10 различных BI-аналитических инструментов с сходными функциями, что затрудняет выбор подходящей системы. Обычно компании оценивают стоимость и наличие необходимых инструментов для исследований в конкретной области.

Оценка потребностей и бюджета

BI-системы представляют собой гибкие утилиты, которые подходят для компаний любого размера. При этом пользователи могут настраивать дополнительные интеграции и расширять отчетность в соответствии с потребностями своего бизнеса. При выборе подходящей системы следует обращать внимание на программные решения, которые обладают следующими особенностями:

• Выполняют сбор, обработку и хранение данных самостоятельно. Продвинутые сервисы включают в себя полный цикл работы с данными, что позволяет компаниям избежать необходимости приобретения дополнительных инструментов. Представляется целесообразным выбирать BI-системы с подобными характеристиками, так как это упростит аналитику данных и сэкономит ресурсы компании.

• Функционируют в облачной среде. В настоящее время онлайн-решения становятся все более популярными даже среди крупных корпораций. Они отличаются тем, что не требуют мощной инфраструктуры, и достаточно настроить интеграции, так как все операции с данными выполняются на сервере поставщика BI-системы.

• Поддерживают широкий спектр сервисов. Различные CRM-системы, аналитические сервисы, рекламные платформы и т. д. С тем, чтобы оперативно настроить сбор информации, адаптация бизнес-процессов под аналитический инструмент не требуется, следовательно, рекомендуется отдавать предпочтение платформам, включающим в себя 100 и более интеграций.

Изучение функциональности BI систем

Инструмент должен обладать всеми необходимыми функциями для обработки данных, такими как различные варианты отображения информации и прогнозирование спроса на продукцию.

Сравнение и выбор подходящей BI системы

На рынке существует более 15 BI-сервисов. Рассмотрим топ-3 систем:

• Luxms BI - это отечественный продукт, созданный компанией Luxms из Санкт-Петербурга. Он позволяет разрабатывать сложные дашборды и работать с различными инструментами визуализации в рамках отчетов. Важным плюсом этого инструмента является отсутствие необходимости в навыках программирования. Простой интерфейс делает его привлекательным для новичков.

• Superset - это BI-система с открытым исходным кодом, предназначенная для небольших компаний. Ее интерфейс не является самым удобным, но у нее широкий функционал и она доступна бесплатно. Если у компании есть собственные разработчики, они могут добавить новые инструменты (от визуализации до интеграции с другими сервисами). Однако для работы с этой системой потребуются навыки аналитика и понимание BI, поскольку она создана для профессионалов.

• FineBI - это китайское решение от компании FanRuan Software. Оно легко внедряется, предусматривает возможности масштабирования и интеграции с отечественными и зарубежными системами. В России FineBI используют такие компании как "Уралсиб", "ТЕЛЕ2" и "Московский кредитный банк".