Создание сводной таблицы для анализа данных - как построить сводную таблицу

Для анализа больших объемов данных не обязательно приобретать дорогое программное обеспечение или разрабатывать сложные алгоритмы. Большинство необходимых функций доступны в сводных таблицах, которые легко можно создать в Excel, Google Sheets и других офисных приложениях. Мы расскажем, как создавать и управлять такими таблицами, а также какую выгоду они могут принести вашему бизнесу.

Подготовка данных

Для создания сводной таблицы корректно подготовьте исходные данные, оперируя показателями. Следуйте нескольким требованиям по форматированию информации:

• Разместите массив в плоской таблице.

• Заголовок должен быть у каждого столбца.

• Каждый столбец должен содержать данные одного формата: текст, число или дата.

• Исключите пустые строки и ячейки из таблицы.

Перед выполнением редактирования убедитесь, что таблица не содержит некорректных данных, чтобы избежать лишних действий позже. Проверьте форматирование: при наличии строк в формате текста и даты система может некорректно интерпретировать данные. Если для анализа необходимы не все показатели из массива данных, разместите рядом соответствующие столбцы с нужными переменными.

Выбор инструмента для построения сводных таблиц

Большинство пользователей связывает слово "сводная таблица" с инструментами Excel. Однако в настоящее время возможно создать аналитический инструмент и в других подобных сервисах и программах. Давайте рассмотрим, где можно создать сводную таблицу, а также выявим плюсы и минусы различных инструментов:

Microsoft Excel - самый популярный инструмент с обширным функционалом, включая дополнительные вычисления, срез данных, группировку и настройку стиля. Создание таблицы простое: нужно перейти на лист с исходными данными, выбрать вкладку "Вставка" и затем команду "Сводная таблица". Пользователь может выбрать диапазон данных и также создать таблицу на новом листе или на том же листе.

Google Таблицы - заинтересованым пользователям доступно немного меньше функционала. Нет возможности проводить дополнительные вычисления, менять стиль таблицы или видеть срез данных. Однако преимущество в возможности одновременного доступа нескольких пользователей к таблице и возможности совместного онлайн редактирования.

LibreOffice и OpenOffice - инструменты, подходящие для большинства задач, но заметно уступающие Excel. Можно столкнуться с проблемами форматирования, но в числе преимуществ - полная бесплатность этих инструментов.

При необходимости проведения серьезного аналитического анализа, выявления тенденций и закономерностей рекомендуется использовать функционал Excel. Для более простых задач можно воспользоваться Google Таблицами, LibreOffice и OpenOffice.

Шаги по созданию сводной таблицы

Не будем вдаваться в детали каждой функции сводных таблиц, так как этот инструмент является гибким, и его возможности невозможно полностью охватить в одной статье. Рассмотрим краткие шаги создания простого и удобного массива данных на примере Excel:

• Выбор источника данных. На листе с массивом переходим на вкладку "Таблица", затем выбираем "Вставка" и нажимаем "Сводная таблица". Появится окно, в котором необходимо указать диапазон исходных данных и лист, на котором будет создана сводная таблица. При необходимости выбираем только определенные колонки, выделяя их мышкой и повторяя аналогичные команды.

• Выбор столбцов для анализа. Определяем, по каким столбцам необходимо просмотреть данные в сводной таблице. Перетаскиваем названия нужных столбцов из списка справа в поле "Название строк". При наличии нескольких столбцов создается иерархия. В итоге данные собираются в одной колонке, оставляя место для их значений по бокам.

• Выбор разреза. Если требуется анализировать динамику данных, перетаскиваем название столбца с разрезами в поле "Название столбцов". Например, если в этом столбце указаны названия месяцев, то пользователь увидит значения показателей за каждый месяц в динамике.

• Агрегирующие функции. Перетаскиваем название столбца с показателями, которые необходимо вычислить, в поле "Значения". Также можно выбрать способ вычисления, выбрав "Параметры полей значений" после перетаскивания и указав необходимую формулу. Например, функция "Количество" показывает число строк с определенным значением, а функция "Сумма" складывает все значения по выбранной строке и т.д.

Затем настраиваем сводную таблицу в соответствии с поставленными задачами. Пользователь может изменять порядок столбцов и строк, добавлять вычисляемые поля и др.

Интерпретация и анализ сводных таблиц

Основная трудность, с которой сталкиваются пользователи, заключается в правильном понимании получившегося формата. При более глубоком изучении основных функций, структура будет казаться простой и понятной. Подробно рассмотрим основные аспекты.

Чтение и понимание данных в сводных таблицах

Проблем с колонками и строками как правило не возникает. Главная сложность заключается в понимании значения конкретных чисел в ячейках. Чтобы определить, относится ли число к количеству строк с одним названием, сумме, процентам или доле, следует обратиться к полю "Значения". Здесь указана формула, примененная для расчетов. В случае иерархической структуры таблицы, данные каждого уровня выделяются жирным шрифтом, что помогает пользователю понять, где расположена информация по позиции, а где по группе.

Использование сводных таблиц для выявления трендов и паттернов

Пользователь имеет возможность организовать данные таким образом, чтобы отслеживать изменения показателей на протяжении нескольких временных периодов. Эти временные интервалы затем отображаются в виде столбцов. Такой формат позволяет аналитикам выявлять закономерности, обнаруживать тенденции и паттерны. Еще одним преимуществом такого представления данных является возможность обнаружения взаимосвязей между периодами или явлениями.

Ошибки, которые следует избегать при анализе сводных таблиц

Если не уделить внимание боковой панели, любая ошибка в отчете может быть неправильно истолкована. Чаще всего недопонимание возникает из-за следующих проблем:

неправильная формула в столбце "Значения" — таблица показывает количество строк, а пользователь может неверно интерпретировать это как сумму в столбце

исходные данные — неправильный формат может привести к тому, что сводная таблица не учтет эти строки или содержит в них ошибку

обновление — добавление новой информации в исходные данные без обновления таблицы может привести к тому, что результат останется неизменным

Чтобы избежать ошибок, необходимо правильно подготовить исходные данные и внимательно следить за панелью с колонками, от которых зависит формирование таблицы.

Дополнительные возможности и продвинутые техники

Для создания подробного отчета, выполнения аналитического или маркетингового анализа, а также просмотра данных в различных ракурсах на совещании, полезно использовать сводную таблицу, которая предлагает дополнительный функционал. Давайте рассмотрим, как эти возможности реализованы и для каких целей они могут быть использованы.

Фильтрация и сортировка данных в сводных таблицах

Данные автоматически распределяются по столбцам и строкам в произвольном порядке. Для наглядного отображения информации используйте функции сортировки и фильтрации. Лишние данные можно удалить несколькими способами: переместить колонку в поле "Фильтр" для отбора значений, нажать на нее и выбрать отображаемые данные в сводной таблице; нажать на треугольник в названии строки или столбца и использовать фильтр. Чтобы отсортировать данные в таблице, щелкните на тот же треугольник и выберите тип сортировки. Второй вариант: щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейку внутри таблицы и выбрать функцию "Сортировка".

Создание дополнительных расчетных полей

Если требуется выполнить дополнительные расчеты, которые невозможно создать с использованием панели, используйте другую функцию. Перейдите на вкладку "Анализ" -> "Вычисление" -> "Поля, элементы и наборы" -> "Вычисляемое поле". Затем введите название нового поля и формулу для вычисления значений между колонками. После этого оно появится на правой панели. Управляйте им так же, как и полями из исходной таблицы.

Использование сводных таблиц в различных областях бизнеса

Инструмент открывает огромные возможности для аналитики, именно поэтому таблицы используются в различных отделах компании. Например, в бухгалтерии они помогают быстро анализировать экономические показатели, статьи расходов и динамику, что позволяет прогнозировать будущие результаты. В маркетинге таблицы помогают собирать информацию о клиентской базе, результаты рекламных кампаний и другие данные о продажах. В исследованиях этот инструмент позволяет анализировать большие статистические данные, рассматривать результаты экспериментов с разных сторон и искать закономерности. Кроме того, сводные таблицы используются для процессов логистики, анализа социальных данных и в разработке. Инструмент не требует дополнительных вложений, но достигаемые им результаты не уступают другим аналитическим сервисам.

Выводы

В статье были рассмотрены основные возможности сводных таблиц, а также области их применения. Этот инструмент считается гибким, функциональным и не требующим длительного изучения. Его функционал подходит для практического использования в различных областях, где требуется анализ больших объемов данных.